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走進台灣IBM六樓，全球企業諮詢服務事業群工商事業部副總經理盧志浩的辦公室，外頭一片空蕩蕩的座位區，讓人好奇，他的部門員工都跑到哪去了？
事實上，這裡是IBM最難管理的一個單位，因為盧志浩下面所有技術顧問、企管顧問幾乎都派駐在客戶端的海內外企業「上班」，執行各種專案，鮮少踏進IBM辦公室，「有員工回台北總公司報到，還問我廁所在哪裡？」盧志浩又氣又好笑的說。
有八個直接部屬，及約四十位間接部屬的盧志浩，最擅長利用e-mail和這群看不見的員工溝通，也歸納出一般人處理電子郵件最常犯的五大禁忌：
禁忌一：主旨不明確
《超簡單電子郵件管理》一書估算，全球電子郵件的數量每年以平均約一五％的速度增加當中；此外，每人每天若收發四十封信，一年的信件量約為九千六百封，再換算成時間，每年花在處理電子郵件上就有四十個工作天。
盧志浩坦言，每天一開機就得面對幾十封、甚至上百封郵件，「只能看主旨，做重點管理！」
他指出，很多信件主旨的開頭都會強調「必讀」（Must read）、「緊急」（Urgent），甚至還有閃動的警示，但並不是這樣就能讓收件者了解信件的重要性。
「重點是主旨要分類、寫完整，」他舉例，不只光寫「請求核准」（request for approval）或「開會通知」（meeting minutes）還要將日期、時間、地點清楚標示出來，如「開會通知：四月十九日下午三點第一會議室業務週會」。
國外的習慣還會在主旨最後加上「EOM」（end of message），意思是重點就在標題上，不必點進去看信件內容即可明瞭。而寫清楚主旨，也方便收件者進行郵件的儲存分類與管理，想找歷史郵件也無須大費周章。
事實上，這裡是IBM最難管理的一個單位，因為盧志浩下面所有技術顧問、企管顧問幾乎都派駐在客戶端的海內外企業「上班」，執行各種專案，鮮少踏進IBM辦公室，「有員工回台北總公司報到，還問我廁所在哪裡？」盧志浩又氣又好笑的說。
有八個直接部屬，及約四十位間接部屬的盧志浩，最擅長利用e-mail和這群看不見的員工溝通，也歸納出一般人處理電子郵件最常犯的五大禁忌：
禁忌一：主旨不明確
《超簡單電子郵件管理》一書估算，全球電子郵件的數量每年以平均約一五％的速度增加當中；此外，每人每天若收發四十封信，一年的信件量約為九千六百封，再換算成時間，每年花在處理電子郵件上就有四十個工作天。
盧志浩坦言，每天一開機就得面對幾十封、甚至上百封郵件，「只能看主旨，做重點管理！」
他指出，很多信件主旨的開頭都會強調「必讀」（Must read）、「緊急」（Urgent），甚至還有閃動的警示，但並不是這樣就能讓收件者了解信件的重要性。
「重點是主旨要分類、寫完整，」他舉例，不只光寫「請求核准」（request for approval）或「開會通知」（meeting minutes）還要將日期、時間、地點清楚標示出來，如「開會通知：四月十九日下午三點第一會議室業務週會」。
國外的習慣還會在主旨最後加上「EOM」（end of message），意思是重點就在標題上，不必點進去看信件內容即可明瞭。而寫清楚主旨，也方便收件者進行郵件的儲存分類與管理，想找歷史郵件也無須大費周章。
禁忌二：內容沒重點
盧志浩表示，很多人寫電子郵件習慣開場講得「落落長」，繞了一大圈到最後一句才出現重點：「請簽核此案」、「請做出決策」。「其實信件的第一段，應該放你預期對方讀了能有的反應跟動作！」
盧志浩舉例，第一段該出現「以下是專案失敗的原因，希望你能了解」，而不是先解釋專案失敗的原因，收件人也才能判斷，是否要花時間往下閱讀，或有空再閱讀。
而信件內容除了言簡意賅，也應避免模糊的詞彙。例如，「盡快提供完整的報告」，不如正確定義「下午幾點前，請提供報價單、企畫書」等明確說法。
禁忌三：濫用副本、轉寄、全部回覆
《超簡單電子郵件管理》提到，「全部回覆」與「轉寄」，大概是目前為止，大家對電子信箱最大的抱怨。許多人看到笑話奇文，便任意點下發送鍵「轉寄」；而「全部回覆」則讓沒有時間可以參與討論的收件者，感到被迫參與的壓力。
盧志浩曾經遇到一位下屬，動輒把信件「副本拷貝」（cc）給他，讓他不堪其擾。有些管理書籍會教導上班族，將信件cc給主管，以凸顯自己的努力過程或為決策求自保。但是副本寄過頭，效果可是大打折扣！
盧志浩的處理方式就是，完全不看也不回應該下屬寄來的信件，並請其停止轉寄副本。IBM公關陳慧純指出，IBM會提醒員工，期待對方有行動的，就是收件人，其餘應該被告知的相關人，才是副本的對象。
禁忌四：太隨興的口語
比起面對面交談，電子郵件沒有聲調、肢體語言和談話情境，和上班族慣用的MSN等即時通訊介面一樣，溝通錯誤率和翻臉率很高。
據芝加哥大學丹尼爾．曼奇克（Daniel A. Menchik）和田曉理（Xiaoli Tian）研究，使用表情符號、大寫字母、驚嘆號等，甚至使用不同字體或顏色，都能輔助表達文字的情緒。
盧志浩表示，很多人寫電子郵件習慣開場講得「落落長」，繞了一大圈到最後一句才出現重點：「請簽核此案」、「請做出決策」。「其實信件的第一段，應該放你預期對方讀了能有的反應跟動作！」
盧志浩舉例，第一段該出現「以下是專案失敗的原因，希望你能了解」，而不是先解釋專案失敗的原因，收件人也才能判斷，是否要花時間往下閱讀，或有空再閱讀。
而信件內容除了言簡意賅，也應避免模糊的詞彙。例如，「盡快提供完整的報告」，不如正確定義「下午幾點前，請提供報價單、企畫書」等明確說法。
禁忌三：濫用副本、轉寄、全部回覆
《超簡單電子郵件管理》提到，「全部回覆」與「轉寄」，大概是目前為止，大家對電子信箱最大的抱怨。許多人看到笑話奇文，便任意點下發送鍵「轉寄」；而「全部回覆」則讓沒有時間可以參與討論的收件者，感到被迫參與的壓力。
盧志浩曾經遇到一位下屬，動輒把信件「副本拷貝」（cc）給他，讓他不堪其擾。有些管理書籍會教導上班族，將信件cc給主管，以凸顯自己的努力過程或為決策求自保。但是副本寄過頭，效果可是大打折扣！
盧志浩的處理方式就是，完全不看也不回應該下屬寄來的信件，並請其停止轉寄副本。IBM公關陳慧純指出，IBM會提醒員工，期待對方有行動的，就是收件人，其餘應該被告知的相關人，才是副本的對象。
禁忌四：太隨興的口語
比起面對面交談，電子郵件沒有聲調、肢體語言和談話情境，和上班族慣用的MSN等即時通訊介面一樣，溝通錯誤率和翻臉率很高。
據芝加哥大學丹尼爾．曼奇克（Daniel A. Menchik）和田曉理（Xiaoli Tian）研究，使用表情符號、大寫字母、驚嘆號等，甚至使用不同字體或顏色，都能輔助表達文字的情緒。
在《台積DNA：年輕工作者的四十堂修練課》書中，台積電前總執行長蔡力行曾說：「e-mail是非常危險的溝通工具。很多人一生氣就啪啦啪啦的寫，一寫完就按『傳送』，一傳送就後悔了、完蛋了。」
電子郵件千萬不能「我手寫我口」，太隨興的用語容易引起不必要的誤會。例如口語說：「你再給我確定時間」，換成在電子郵件，就顯得有命令的口氣。信中最好以「情境」取代「情緒」，例如：「你答應要給我的報價」，可以寫成「上次會議中，你說要提供的報價」，以避免誤會。
因此盧志浩寫好每封電子郵件，至少會閱讀兩次以上再寄出。
禁忌五：不痛不癢的激勵、糾正
對盧志浩而言，如何透過電子郵件對看不見的部屬進行激勵與糾正，至關重要。
「激勵團隊的寫法，最好能在信裡提到個人的名字，講求平均的具名，並且要舉出明確事證，言之有物。」他舉例。
盧志浩年初和每季會發信給全部員工，明確條列出工作重點與業績目標，「例如我會寫出三個工作重點為何，目前有把握的是多少，只要贏兩個，當季業績就沒問題了。而不只是空洞的喊口號，要大家團結努力，」他強調。
至於寫信糾正員工行為，盧志浩建議盡量用討論的方式，不能用指責的語氣，「因為電子郵件已經很冷，沒有什麼感情了。」他通常會先發一封中性的電郵，再以電話輔助，「一定要用語氣告訴員工，你的堅持在哪裡，順便聽聽他的反應，才知道接下來怎麼處理。」
用電子郵件溝通，好比使用飛彈，快速且威力強大；注意使用大忌，才能彈無虛發！
電子郵件千萬不能「我手寫我口」，太隨興的用語容易引起不必要的誤會。例如口語說：「你再給我確定時間」，換成在電子郵件，就顯得有命令的口氣。信中最好以「情境」取代「情緒」，例如：「你答應要給我的報價」，可以寫成「上次會議中，你說要提供的報價」，以避免誤會。
因此盧志浩寫好每封電子郵件，至少會閱讀兩次以上再寄出。
禁忌五：不痛不癢的激勵、糾正
對盧志浩而言，如何透過電子郵件對看不見的部屬進行激勵與糾正，至關重要。
「激勵團隊的寫法，最好能在信裡提到個人的名字，講求平均的具名，並且要舉出明確事證，言之有物。」他舉例。
盧志浩年初和每季會發信給全部員工，明確條列出工作重點與業績目標，「例如我會寫出三個工作重點為何，目前有把握的是多少，只要贏兩個，當季業績就沒問題了。而不只是空洞的喊口號，要大家團結努力，」他強調。
至於寫信糾正員工行為，盧志浩建議盡量用討論的方式，不能用指責的語氣，「因為電子郵件已經很冷，沒有什麼感情了。」他通常會先發一封中性的電郵，再以電話輔助，「一定要用語氣告訴員工，你的堅持在哪裡，順便聽聽他的反應，才知道接下來怎麼處理。」
用電子郵件溝通，好比使用飛彈，快速且威力強大；注意使用大忌，才能彈無虛發！
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